Organizzare i propri documenti personali non è una cosa rapida, facile, divertente (a meno che tu non sia un ossessivo compulsivo, come me) e potrebbe non esserti utile per settimane e settimane.

Ma l’organizzazione serve proprio per risolvere i problemi dell’ultimo minuto e per tamponare quelle falle in cui “oddio mio mi serve quel documento entro 5 minuti o mi tagliano la testa”.

Ho già citato l’importanza dell’organizzazione sul posto di lavoro ma vale la pena sottolineare che avere un sistema ricorrente e fruibile ovunque è importante anche nella vita di tutti i giorni, soprattutto in una società burocratizzata come la nostra.

Se non vuoi finire pazzo per la burocrazia come quel villico gallico di Obelix è il caso che cominci a muovere il culo e rassettare l’organizzazione dei tuoi documenti. 

E’ vero, poteva andare peggio: potevi essere francese, ma questa cosa l’abbiamo scongiurata per diritto di nascita italico e quindi possiamo concentrarci su come organizzare i documenti personali.

Sarà anche un’ ottima occasione per pulire casa da un sacco di ciarpame.

ORGANIZZARE I DOCUMENTI SU CLOUD OPPURE SU CARTACEO?

Prima di tutto bisogna scegliere dove fare il backup dei propri documenti. La discussione è sempre se farlo via cartaceo visto che tanti documenti vengono inviati ancora via posta oppure se organizzare tutto attraverso un servizio di cloud (come google one, dropbox, onedrive, etc).

Per quanto mi riguarda la soluzione è molto semplice: su tutti e due.

L’amministrazione italiana, spesso, ancora richiede il cartaceo, quindi buttare alcuni documenti non è possibile. Dovrete comunque tenerli. E organizzare tutti i documenti su drive vuol dire scannerizzare una marea di fogli, ma tanti documenti li ricevete solo online… un casino!

Visto che comunque devi avere sia i documenti cartacei che online, tanto vale di organizzare i documenti su entrambi i supporti

E’ una procedura che richiede un po’ di tempo ma porta numerosi vantaggi tra cui quello di minimizzare il rischio: se i server di Google dovessero collassare avrai sempre il tuo faldone a casa, se la tua casa brucia avrai sempre tutto sul tuo account personale.

Se invece hai timore che la tua casa bruci con tutti i tuoi faldoni e che, nello stesso momento, si spengano tutti i server di Google o Microsoft, ti consiglio il consulto di qualche psichiatra comportamentale.

COME ORGANIZZARE RAZIONALMENTE I DOCUMENTI

Abbiamo visto che organizzeremo i documenti sia su cartaceo che su un cloud, ma come farlo?

Il punto basilare è che il cartaceo e il cloud deve essere organizzato nella stessa identica maniera.

Personalmente consiglio di dividere i faldoni e creare le cartelle su drive seguendo tre principi: data, sezione e semplicità.

Una struttura semplice potrebbe essere:

  • FALDONE/CARTELLA PRINCIPALE – Non è altro che il faldone in sè e la cartella principale
  • CATEGORIA – Create ogni cartella o dividete il faldone in diverse categorie. Ad esempio una si chiamerà Banking e conterrà tutti i documenti del conto, estratti conto, ciarpame all’invio della carta, etc. Altre sezioni possono essere: casa, partita iva, contabilità, salute, figli.
  • SOTTO CATEGORIA DATA – Ogni sezione deve essere organizzata per data. Creerete quindi una sottocartella con scritto tipo “Banking 2019” e “Banking 2020”. Non usate un organizzazione alfabetica, sui soldi le cose importanti sono le date. Dentro ci schiaffate tutti i documenti dell’anno (sul cloud rinominate il file in italiano, non in klingon!).

COME GESTIRE PRATICAMENTE L’ORGANIZZAZIONE

Detto così sembra tutto molto facile. Poi tirate fuori la pila di documenti e i file sul vostro pc.

Eh si, sarà un macello, ma ne eravate coscienti no? Avete posticipato così tanto che ora siete invasi di scartoffie e documenti inutili. L’organizzazione serve proprio a questo: sistemate una volta le cose e continuate ad aggiornarli nel corso del tempo

All’inizio sarà una grandissima rottura di coglioni ma poi il tempo vi farà capire il valore di questa vostra scelta.

Ma proseguiamo per step e vediamo come fare praticamente a organizzare i documenti.

1 – AVERE TUTTI I MEZZI A DISPOSIZIONE

Prima di tutto dovete procurarvi i mezzi veri e propri di organizzazione.

Nel caso del cloud è molto semplice: spesso è gratis per 10 gb, se avete bisogno di più spazio potete usare il mio trick per avere Google one gratis. Dovete poi procurarvi una stampante per stampare tutti i file digitali che avete, se lavorate in ufficio fate le merde e usate la stampante dell’ufficio.

Per la parte cartacea la questione si fa più complicata e dovete spendere due soldini per comprare i giusti faldoni (vi consiglio sempre quelli ad anelli), dei cartoncini colorati come separatore di categoria, una bella spillatrice, e delle copertine trasparenti.  

Se siete dei malati perversi come me, che ho tremila conti e carte, vi consiglio queste bustine trasparenti raccogli carte, potete usarle anche per metterci le tessere fedeltà o i biglietti da visita importanti.

2 – RACCOGLIERE TUTTI I DOCUMENTI

Ok, ora avete tutto a disposizione. 

Dovete cominciare per primo dipende se avete più documenti cartacei o cloud o alla vostra predisposizione caratteriale: se siete quadrati, come me, preferirete attaccare subito il pesce grosso e poi puntare su quelli piccoli. Se invece siete delle pippe squadrate incomincerete dal pesce piccolo.

In ogni caso predisponete i faldoni secondo l’organizzazione che vi ho spiegato e fate lo stesso con il cloud. 

Ora è il momento di raccogliere tutti i documenti, sia digitali che cartacei. E’ il momento di far capire al mondo che Marie Kondo è solo una anarchica da quattro soldi: fate una bella pulizia. Via tutti i file e i documenti troppo vecchi, le cartacce inutili, i documenti sbagliati o i doppioni.

Durante la pulizia, ogni volta che avete un documento da tenere, posizionatelo nella categoria e nell’anno giusto sia in cartaceo che digitale. Se avete il documento in cartaceo scannerizzatelo (con CamScan potete fare più pagine alla volta e mandarlo direttamente sul cloud), se è in digitale stampatelo.

Piano piano la vostra pila di merda si rimpicciolirà e i vostri faldoni/cloud aumenteranno di volume. 

Non fate tutto in una botta sola, ma magari per un paio d’ore al giorno. Dopo un po’ sarete troppo stanchi per ragionare e potreste buttare cose importanti. Ma non fate passare troppo tempo tra un “turno” e l’altro altrimenti abbandonerete il lavoro.

Ah, la carta buttata riciclatela

3 – I DETTAGLI

Siete arrivati ad un punto in cui tutti i documenti sono in ordine di categoria e per anno, quindi avete fatto il grosso.

Potete quindi passare ai dettagli come organizzare le varie carte di debito, le tessere fedeltà o i biglietti da visita.

Potete tenere gli originali nel faldone usando le bustine trasparenti raccogli cartevi consiglio di segnarvi in rubrica i numeri dei contatti dei bigliettini da visita, di scaricarvi Stocard per le tessere fedeltà (ma potete metterle anche su Google Pay o Wallet By BudgetBakers), in questa maniera le avrete sempre accanto a voi.

Potete anche mettere delle piccole etichette adesive sopra ogni bustina trasparente in modo da indicare chiaramente il contenuto.

4 – FOLLOW UP

Avete finito e potete provare la piacevole brezza primaverile che sente ogni bravo maniaco dell’ordine quando vede tutto perfettamente ordinato e rilegato.

La parte difficile è passata e preserverete nel cuore la grandissima rottura di coglioni che si prova nel sistemare una pila di roba

Avete capito la lezione giusto? Ecco se volete essere bravi dovrete continuare a tenere aggiornato questo sistema per sempre.

Chiaramente potrà incorrere in modifiche (ad esempio nuovi faldoni oppure nuove categorie) ma rimane valido un principio: quando vi arriva un nuovo documento lo prendete e lo ficcate nella sezione apposita sia in digitale che in cartaceo.

Sistemare le cose giornalmente occupa poco tempo, farlo tutto in una botta sola rischia di rovinarvi l’anima.

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