Se avete cominciato il vostro percorso di finanza personale state per tracciare le spese giornaliere, ovvero a capire come gestite i vostri guadagni e i vostri acquisti.
Che lo facciate tramite un excel o tramite l’ottima app per budget Wallet by Budgetbakers il risultato è lo stesso: avrete un sacco di dubbi.
Accade per tutte le cose della vita: un conto è pensare teoricamente ai problemi, un altro è risolvere quelli che si presentano nella realtà.
E i dubbi quando si fanno budgeting sono molti quindi voglio proporvi alcune soluzioni che ho imparato nel corso degli anni.
Pff!
Melodrammatici come al solito!
Ah! Con l’occasione voglio ringraziare il mio amico Lorenzo che mi ha ispirato per l’articolo!
1. TRACCIARE LE SPESE CON IL GIUSTO NUMERO DI CATEGORIE E SOTTOCATEGORIE
Il primo aspetto da considerare è quello di gestire al meglio categorie e sotto categorie.
Sembra una cosa da poco ma una razionalizzazione è fondamentale: avere poche categorie vi darà informazioni incomplete, averne troppe renderà i vostri budget impossibili da leggere.
Il giusto è nel mezzo.
Consiglio quindi di creare al massimo 8 categorie macro tematiche e poi 10 sotto categorie per ogni categoria.
Categoria macro tema: "shopping"
Sotto categoria: "abbigliamento", "elettronica", "farmaci e cosmetici", etc
Evitate come la peste d’inserire TROPPE categorie e sotto categorie.
Avere informazioni precise è molto utile ma creare sotto categorie tipo “calze”, “scarpe”, “magliette” è un ottimo modo per creare un sistema impossibile da analizzabile e per farvi perdere ogni stimolo nel tracciare le spese giornaliere.
I sistemi troppo complessi non funzionano mai e maggiori sono i dati maggiori sono i problemi.
Piuttosto che mettere categorie sempre più settoriali usate la funzione commenti!
Ad ogni transazione aggiungete una descrizione di poche parole dell’acquisto. Tipo: “Zaino Decathlon”.
2. CARTE REGALO E BONUS: COME INSERIRLE?
Mettiamo il caso che abbiate comprato una carta regalo su BuyOn oppure convertito i vostri progetti di Illimity Bank in un buono regalo Amazon: come segnare questa transazione?
La soluzione più intuitiva è quella di segnare la transazione di acquisto e aggiungerla come spesa.
D’altronde avete preso i vostri soldi per comprare qualcosa!
Giusto? No, sbagliato!
Le carte regalo, qualunque esse siano, sono liquidità.
Non state comprando un bene ma state facendo un trasferimento di denaro da un conto a un altro.
Anche se quella liquidità è limitata al negozio o a certi tipi di beni e servizi si tratta sempre di cash e come tale dovete trattarla.
Inoltre, segnando l’acquisto della carta regalo come spesa, incorrerete in una doppia transazione mandando a puttane il vostro budget.
Prendiamo un esempio stupido:
Costo carta regalo: 100€
Acquisto nel negozio: 100€
Se voi segnate come spesa sia l’acquisto della card che l’acquisto nel negozio la vostra app di budget vi darà il seguente risultato:
- 200€
Nel caso invece inserite l’acquisto della card come trasferimento di liquidità e l’acquisto dell‘oggetto come spesa il risultato sarà quello corretto, ovvero:
- 100€
3. IN QUALE CATEGORIA INSERIRE BONUS E GUADAGNI EXTRA?
Se mi seguite su telegram sapete che le banche e fintech regalano parecchi soldini o carte regalo (tipo Klarna 10€ + 5€ in buoni amazon) o semplicemente cashback se si usa la carta.
Rimane quindi il punto di come inserire queste informazioni nel vostro sistema per tracciare le spese.
La questione è semplice: sono introiti. Pari pari al vostro stipendio!
Nella vostra categoria delle entrate create una sotto categoria ad hoc che si chiama “Cashback, carte regalo e bonus”. Schiaffate qui tutte le entrate che maturate tramite i mille referral bonus.
Se invece, come me, avete accumulato un sacco di credito su determinate piattaforme create un conto a parte. Io ad esempio ho un conto chiamato “Buoni regalo Amazon” visto che tra promo o altro ho oltre 100€ di liquidità sul sito di Bezos.
Gestitelo come gestireste entrate o uscite del vostro conto corrente principale… d’altronde il saldo nei negozi è liquidità, no?
4. CATEGORIZZARE LE SPESE CONDIVISE
Se siete una coppia oppure gestite con amici app di budgeting (tipo Splitwise) vi troverete in una situazione particolare.
Vi capiterà di pagare una cena anche per il resto del gruppo mentre in altri casi non pagherete nulla. L’essenza di Splitwise non è infatti quella di tracciare le categorie di spesa ma quella di pareggiare gli esborsi di denaro tra i membri del gruppo.
Splitwise quindi svolge un’altra funzione contraria a quella di Wallet.
Come fare per risolvere il problema?
Esistano 2 possibili soluzioni e sta a voi decidere quale scegliere:
A. SEGNARE TUTTE LE SPESE
La vostra priorità è quella di avere dati il più possibile realistici e che traccino al meglio le vostre spese.
Per fare questo dovrete:
- Segnare tutti i pagamenti fatti da voi, anche per altri, solo per la quota che vi spetta
- Inserire la vostra quota transazioni fatte da altri
- Non inserire eventuali bonifici o transazioni per pareggiare i conti
Facendo così riuscirete a categorizzare alla perfezione le vostre spese e avrete dei budget perfettamente coerenti e pronti per essere analizzati.
Qual è il problema? Dovete spendere un sacco di soldi per lo psichiatra.
Concettualmente questo è il sistema più preciso per tracciare le spese ma il peggiore a livello pratico in quanto:
- Le transazioni sulle carte non tornano con quelle segnate
- Su quale conto o carta segnate le spese che non avete fatto voi fisicamente?
- Dovete essere precisissimi e avere massima fiducia nei dati inseriti dagli altri membri del gruppo
- Non potete usare la sincronizzazione automatica dei conti
Tra i contro aggiungo che perderete una marea di tempo nel gestire questo metodo e, se in futuro avrete bisogno di fare un check sull’estratto conto, impazzirete:
"Perché sulla carta c'è scritto che ho speso 300€ ma ho segnato 75€?"
Insomma il margine di errore e d’investimento in tempo è enorme.
B. TRACCIARE LE SPESE SEGUENDO LE USCITE
Questo secondo metodo è teoricamente sbagliato ma è quello più semplice: segnate le transazioni seguendo le uscite delle vostre carte.
Usando il metodo B il saldo totale sarà sempre corretto, avrete un riferimento sugli estratti conto e potrete usare la sincronizzazione automatica offerta da Wallet.
Purtroppo però in questa maniera i dati non saranno mai precisi in quanto:
- Avrete spese maggiori della realtà su alcune categorie
- Alcune spese non saranno segnate
- Ci saranno bonifici in entrata che servono a pareggiare transazioni (in quel caso basta inserirlo come entrata–> prestito)
Si tratta quindi di un metodo tecnicamente scorretto.
Personalmente lo preferisco perché, alla fine, le spese “tornano alla media”. Come avete pagato voi una cena intera verrà fatto lo stesso dal vostro partner.
Inoltre ritengo che sia il metodo migliore per non impazzire, per avere degli estratti conto intellegibili nel futuro e per risparmiare prezioso tempo da dedicare alle pennichelle.
Questo dimostra che, anche nelle piccole cose, una scelta metodologica è fondamentale.
E dimostra pure che vivere da eremita single è la soluzione più semplice nella vita.
Ma questo è un altro discorso.
5. COME GESTIRE LE CARTE DI CREDITO?
Avendovi spiegato settecentoquattordici volte come funzionano le carte di credito non dovrei dirvi come funziona questo tipo di pagamento, giusto? GIUSTO?!
Usando la carta di credito passano circa 28 giorni tra il momento in cui si effettua l’acquisto e quello in cui effettivamente viene effettuato l’addebito.
Una funzione ottima per slittare i pagamenti ma problematica se gestite un budget:
- Quando devo segnare la transazione? Oggi o fra 28 giorni?
- Come gestisco l’accredito sul mio conto corrente?
- Segno l’acquisto con carta o come pagamento sul conto collegato alla carta di credito?
Tutte domande legittime!
Io la faccio un po’ complicata.
Segno tutte le transazioni come carta di credito, impostando come data di pagamento quella del giorno dell’estratto conto (per la Blu American Express è l’8 di ogni mese). Quando arriva la domiciliazione sul conto corrente di riferimento della carta faccio un trasferimento di denaro dal conto corrente alla carta di credito.
In questa maniera il conto viene svuotato della cifra della domiciliazione sul conto corrente e il plafond della carta di credito torna al punto 0.
CONCLUSIONI SUI DUBBI DI COME TRACCIARE LE SPESE MENSILI
Cosa ci insegnano questi 5 punti?
Ci insegnano che, prima di tutto, fare il budget delle proprie spese giornaliere è fondamentale.
Infatti è il quarto punto nella mia guida alla pianificazione finanziaria ma insegna anche un’altra cosa.
Dietro a ogni passaggio, che all’apparenza sembra semplice, si nascondono un nugolo di dubbi e imprevisti. Per superarli bisogna fare delle scelte trovando una soluzione il più conforme alle proprie abitudini e necessità.
Non esistono regole fisse, esistono regole fatte per voi.
Questo vale nel gestire un app di budgeting come nella scelta del lavoro o nella pizza che prendete al ristorante.
Buttatevi, provate, sbagliate. Non c’è nulla di drammatico. Anzi, vi stimolerà la vita e l’intelletto.
Se avete consigli o spunti sul tema scrivete nei commenti!
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Ciao,
Dopo tanti anni, adesso nelle ‘spese’ ho solo 4 categorie:
spese necessarie fisse/semi-fisse (cibo, tetto sulla testa, bollette),
spese non necessarie (divertimento, vestiti, cose che chissà perché continuo a comprare, viaggi),
imprevisti (qualcosa si rompe, medicinali ecc),
spese associate al lavoro (commercialista, tasse ecc).
Per alcune cose uso le tag # ma l’aver semplificato tutto mi aiuta a focalizzarmi sulla visione di insieme e le categorie per me problematiche.
Ammazza tu qua puoi dare lezioni di minimalismo finanziario!
La lezione bella é che sei riuscita a costruire un percorso dopo anni di lavoro, speriamo ci riescano anche quei pigri degli altri lettori!
Complimenti per l’articolo! Anche io sono un fan sfegatato del budgeting e condivido pienamente il fatto che sia alla base di una corretta gestione delle proprie finanze.
Ho trovato l’articolo utile perchè va dritto nel pratico e risponde alle domande che effettivamente uno si fa quando gestisce il budget personale. E’ roba concettuale ma la vedi solo dopo che ci metti le mani in pasta.
Io uso Monefy da anni e non l’ho ancora cambiato per 2 ragioni: 1. non ho trovato un’app di qualità e 2. non ho trovato un servizio che sia anche in grado di leggere e categorizzare automaticamente le transazioni delle carte di credito (anche le Amex), oltre ai conti bancari ovviamente.
Credo che Spendee sia quello che ci si avvicina di più ma quando l’ho provato io (l’anno scorso se non ricordo male) funzionava veramente malissimo.
Facci sapere quando qualcosa di nuovo in materia! 🙂
Grazie bello! Sia del commento che della tua esperienza, mi spizzo anche il tuo blog in giornata!
Per quanto riguarda le app io sono un fautore di Wallet (anche perché ho comprato il piano premium) ma ad ogni app manca sempre qualcosa. Generalmente quelle migliori non sono aggiornate da tempo e, in altri casi, a quelle nuove mancano sempre un sacco di cose.
La sincronizzazione automatica ha sempre delle pecche, la prima è che non ti ci fa mettere con la testa. Aggiornare manualmente ha i suoi vantaggi. Vediamo se il mercato si sveglia e propone qualcosa di davvero interessante!
Non ho ben capito la tua gestione della carta di credito. Io, usando Wallet by Budgetbakers, ho creato un conto con la carta di credito, ma quando eseguo una transazione con la stessa, non riesco ad inserire una data successiva a quella odierna, quindi ad ogni estratto conto io azzero manualmente il budget della carta, pur sapendo che questo modo sia sbagliato, ma non riesco a trovare altra soluzione.
L’ideale sarebbe stato (sempre parlando di Wallet), poter associare il “conto carta di credito” con il conto agganciato alla stessa, e ogni mese effettuare una transazione dell’importo speso.
Sostanzialmente tutte le transazioni della carta le posticipo e metto come data il giorno dell’estratto conto (o ancora meglio quando vengono prelevati dal conto corrente), easy 😀
Per quanto riguarda Wallet hai ragione. Tante cose potrebbero essere fatte meglio e, in generale, si vede che è un app un po’ abbandonata e gestita come cash cow. Sto cercando delle alternative moderne (e attive) sul mercato!
Capisco, quindi la segni solo dopo e non nel momento in cui effettui la transazione! Ora mi è chiaro!
Quando trovi qualche alterntiva faccela conoscere.
Ovvio! 😀
Trovo discutibile il suggerimento di creare la categorie “farmaci e cosmetici”: Perché mischiare robe inutili, tipo il fondotinta (o qualunque cosa siano i cosmetici), con cose che servono per arrivare a fine giornata? (…a meno che, per farmaci, non si intenda lo zzzQuil…)
Quello che volevo spiegare è di cercare di accorpare più sotto categorie, soprattutto se sono poco impattanti nel budget complessivo. Nel lungo termine un accorpamento ritengo permetta un’analisi più fruibile dei dati.
Se poi si hanno delle esigenze specifiche (o si spende molto in un determinato ambito) si possono creare delle sotto categoria a parte personalizzando il proprio budget.
Il tuo commento poi è soggettivo. Per te, Matteo, i cosmetici sono inutili e quindi, se non hai spese di questo tipo, puoi tranquillamente eliminarla dal tuo budget. Ma per altri è così.
Parlando a lettori con esigenze variegate ritengo che l’idea di avere categorie larghe sia la migliore soluzione.
Poi, come detto, nessuno ti vieta di essere in disaccordo o gestire il budget in altra maniera 🙂
P.s Cosmetici sono anche lo shampoo per la dermatite o il dentifricio per le gengive sensibili eh 😛