Qualche giorno fa vi ho parlato di come eliminare le distrazioni seccando tutte le mail inutili. Oggi è il turno di spiegarvi come migliorare la gestione del tempo, organizzando impegni e attività, tramite le to do list.

Le to do list non sono altro che delle liste della spesa con un casella da spuntare nel caso si sia svolto il compito. Le trovate su tante app come Keep o Note di Apple ma alcune app le hanno elevate allo stato dell’arte dell’organizzazione.

È il caso di Todoist che oggi sarà il protagonista indiscusso dell’articolo.

E non vi preoccupate: è gratis.

GESTIONE DEL TEMPO CON TO DO LIST TODOIST

Taccagni che non siete altro!

Per essere precisi tutte le funzioni di Todoist che userò in questo articolo per migliorare la vostra gestione del tempo sono comprese nel piano free.

Se comprate la versione premium potete utilizzarla con un team di persone (fino a 15) e attivare gli allarmi degli appuntamenti.

MA PERCHÈ  USARE UNA TO DO LIST PER L’ORGANIZZAZIONE PERSONALE?

A molti di voi sembrerà strana la mia scelta di usare un’app check box tipo Todoist per gestire i propri appuntamenti e impegni.

In genere questa funzione è espletata dai calendari. Google Calendar permette di condividere un appuntamento, segnare la via tramite maps o creare un link per il meet.

Il perché della mia scelta è data dall’analisi di un aspetto psicologico.

Se create un calendario ben organizzato avrete di fronte un muro d’informazioni e d’impegni. Ogni minuti della vostra giornata sarà cadenzato affinché gestiate al meglio il tempo.

Guardate come è un calendario riempito di appuntamenti:

Fonte immagine: Medium

Ma non vi demoralizza vedere una cosa del genere?

A me si.

Anzi mi viene proprio voglia di nascondermi sotto le coperte, di non fare un cazzo e urlare “mammaaaa”.

Guardate invece come è una to do list:

Semplice, pulito, chiaro! Ma lo sapete qual è la cosa più importante?

La possibilità di spuntare le caselle.

Col tempo mi sono reso conto che un calendario è solo un elenco di appuntamenti, ma non dà nessuna soddisfazione quando si è svolto un compito. 

Con todoist invece possiamo avere sott’occhio l’impegno e, dopo averlo concluso, possiamo spuntare la casella di controllo.

Questo semplice gesto ci fa pensare

"Ok, ho finito! Son stato bravo".

Questo semplice gesto aumenta la produttività. Vedrete gli impegni come un gioco in cui il vostro compito è svuotare ogni giorno la casella degli impegni.

Peraltro Todoist è disponibile su qualsiasi device, si aggiorna istantaneamente e ha un widget fantastico per Android.

Ora vi domanderete:

 Non un po' troppo semplice questo modello di organizzazione? 

Ragazzi, questa è solo la premessa, ora vi spiego i super poteri di Todoist!

COME ORGANIZZARSI CON TODOIST

Per come vi ho spiegato ora Todoist sembra un app molto semplice e lineare. 

Quando aprite l’app avrete di fronte un calendario, giorno per giorno, in cui c’è la lista dei vostri impegni. Per inserire un nuovo punto vi basta tappare sul “+”.

Vi faccio però subito vedere come è composto un task nuovo e inserito. E lo faccio con un esempio a caso:

come usare le to do list di todoist
Ma proprio a caso eh!

Come vedete avete un titolo (“Amarmi”), una descrizione di cosa fare e la data in cui farla.

Fino a qua tutto chiaro ma potete arricchire il progetto aggiungendo delle sotto attività o facendo dei commenti. Potrebbe diventare una cosa così.

todoist come funzionano sotto attività to do list

Fino a qua non sembra niente di speciale ma adesso arrivano tre funzioni speciali che vi permetteranno di avere una visione più chiara del vostro lavoro e di arricchire le informazioni del vostro calendario d’impegni.

CATEGORIE ED ETICHETTE

Categorie ed etichette svolgono la stessa funzione su praticamente ogni sistema (un po’ come l’organizzazione della mail).

La differenza principale tra le due è questa:

  • Categorie sono il carattere generico, tipo: lavoro, istruzione, etc.
  • Etichette invece raccolgono un’esigenza specifica tipo: pagamenti, sport, partita iva, amici, etc

Nel caso di todoist potete creare categorie ed etichetta a piacere. Invece di spingere pulsanti potete richiamare le categorie con il “#” (quindi #lavoro) e le etichette con una “@” (quindi @partita iva).

Io uso pochissimo le categorie ma voi potete fare in maniera differente.

Il nostro test quindi si evolve e ora appare così:

calendario todoist
Già meglio no?

AUTOMATIZZAZIONI INTELLIGENTI DI DATE E APPUNTAMENTI

La vera killer application di Todoist sono le automatizzazioni intelligenti per le date.

Quanti appuntamenti ricorrenti avete nella vita? 

Quante volte dovete pagare un bollettino per più mesi? 

Ebbene, con questa funzione vi basta creare un task e poi renderlo automatizzato.

Si, è una funziona comune a tante altre app ma Todoist lo fa in maniera molto più intelligente

Non serve inserire una data, un giorno o cliccare su un calendario, basta scrivere un testo e l’app interpreterà le vostre intenzioni.

Volete mettere un task per domani? Bene, scrivete il titolo e poi “domani” o “27 gen”

Vi faccio qualche esempio semplice:

Scrivete ogni mese per rendere ricorrente l'azione

lun, mer e ven per inserire l'appuntamento in giorni specifici

Potete rendere anche la cosa più complicata facendo qualcosa tipo:

ogni giorno per tre settimane

ogni giovedì del mese

ogni 24 del mese

Potete trovare tutte le configurazioni possibili e sono ottimizzate per la lingua italiana. Trovate una lista qui.

Se poi nella descrizione inserite un link questo non apparirà come URL ma con un titolo ipertestuale scelto automaticamente, tipo così:

come usare le to do list per migliorare la produttività e la gestione del tempo

CALENDARIO CON LE TO DO LIST

Ok, vi ho spiegato un sacco di cose!

Ma come appare un calendario fatto con Todoist e riempito di task?

Detto fatto:

gestione del tempo con le to do list

Ma quanto è bello? Tutto colorato e minimale!

I task ricorrenti che sono spuntati vengono cancellati dalla lista del giorno e riproposti nella data successiva (seguendo le regole impostate).

Nel caso vogliate fare delle modifiche a un task (ricorrente o meno) la procedura è semplicissima e non dovete smadonnarci dietro.

Qualche consiglio? 

Mettete il titolo sempre in maiuscolo e la descrizione in minuscolo, a livello grafico mi piace di più. Potete poi usare le categorie come una lavagna bianca d’idee. Create la categoria di vostro piacimento e buttateci task random d’idee con “nessuna data”.

In questa maniera non finiranno nel feed del calendario ma segnerete tutti i vostri spunti.

ESISTONO ALTERNATIVE ALLE TO DO LIST DI TODOIST?

Esistono centinaia di alternative alle to do list, non una.

Potete usare dei tool di produttività apposita (tipo Asana) oppure una sequela di app che si adattano a questo tipo di attività come Notion e Evernote.

Si può organizzare il lavoro anche creando uno sheet,  ma niente fornisce la soddisfazione di spuntare la casellina di controllo di una to do list!

Alcuni, addirittura incrociano vari tool e automatizzano i processi tramite Zapier:

Le possibilità sono infinite!

Ma si tratta o di programmi di produttività a pagamento, o con meccanismi troppo complicati oppure che riguardano la gestione di team aziendali.

Nei limiti delle to do list, todoist riesce a fare le cose giuste nel modo giusto. E soprattutto lo fa in maniera semplice e sfruttando una sola app di gestione del tempo.

Nel caso usiate metodi alternativi (o più intelligenti) scrivete la vostra esperienza nei commenti!

Ah, purtroppo non mi hanno pagato per questo articolo, sigh.

Puoi sostenere il blog spammandomi ovunque, seguendomi su Twitter o Telegram o iscrivendoti alla Newsletter. Se invece vuoi mostrare il tuo apprezzamento in altra maniera acquista su Amazon usando questo link od usa i miei codici Fintech:

  • BLU AMERICAN EXPRESS: 5% di cashback sugli acquisti per 6 mesi richiedendo la Blu American Express con questo link
  • PAYBACK AMERICAN EXPRESS: 12000 punti payback in regalo dopo una spesa di 1000€ in 3 mesi
  • TRADE REPUBLIC: Un’azione gratuita fino a 40€ se apri un account ed effettui il primo acquisto di uno stock
  • BUDDYBANK: 40€ in regalo se apri un conto e fai una transazione di almeno 5€ con la carta
  • CREDIT AGRICOLE: 25€ di buono regalo Amazon per apertura conto e fino a 100€ di cashback in buoni Amazon se richiedi una debit Visa
  • CURVE: Ottieni 5£ in regalo dopo 5 transazioni da 5£
  • BBVA: 10€ all’iscrizione + 10% di cashback il primo mese

FONTE IMMAGINE: Classic mechanical alarm clock – Santeri Viinamäki Wikimedia