Un paio di settimane fa nella community di Too Big To Fail è comparso un commento molto interessante riguardante il tema produttività e la gestione del tempo:
A me del web fanno ridere molte cose, una è la mitizzazione dei personaggi che ti piacciono. Ad esempio molto probabilmente un papà o una mamma con lavoro full time sono molto più impegnati di me e potrebbero dare consigli migliori.
È un argomento molto più interessante di parlare di come gestisco i miei soldi (la rubrica licazzimia) in quanto in questo c’è solo un po’ di gossip finanziario mentre nella gestione del tempo si comincia a parlare di come una persona concepisce la vita.
Questo blog d’altronde nasce come mia valvola di sfogo, un luogo dove buttare pensieri, studi, spunti, ipotesi e cazzate.
Mi aiuta molto nel creare una sintesi, perché non farlo anche su questo?
COSA FACCIO DAVVERO DURANTE IL GIORNO?
Il mito di una persona nasce dall’idealizzazione della sua vita.
In quanto idealizzata la vediamo come perfetta, stimabile o comunque con competenze superiori. Da qui il “come cazzo fai? Dormi due ore a notte?” del commento.
Nella mia vita, oltre ad avere una vita personale, una compagna, andare in palestra 2 o 3 volte a settimana, fare la spesa e le pulizie, ho una serie di impegni ricorrenti:
- Lavoro personale
- Finanza Cafona
- Podcast
Il mio lavoro è particolare: o mi ammazzo di fatica oppure ho giornate libere.
Non c’è via di mezzo. Essendo un libero professionista i miei impegni sono progetti con una data di scadenza: si concentrano in alcuni periodi dell’anno, perciò ho spesso buchi tra un impegno all’altro. Uso le pause per riposarmi, per altri progetti o per programmare gli altri due impegni di blogging e podcasting.
Da anni sono io a gestire i ritmi dei progetti a cui lavoro. Questo succede sotto nomina (raramente) o perché vengo riconosciuto come la persona più adatta a farlo. È una cosa molto comoda perché permette di regolare il lavoro ai miei ritmi.
Sono un grande fautore del “meglio lavorare poco ma intensamente” piuttosto che fare inutili tirate fino alle tre. L’unione di questi fattori mi ha permesso, ad esempio, nell’ultimo progetto di raggiungere i target settimanali lavorando 4 giorni invece di 5.
Gli altri due impegni lavorativi sono il blogging e il podcasting.
Sul blog posto in maniera ricorrente da anni. Ho diminuito la quantità ma almeno un articolo a settimana c’è sempre. Una costanza di questo tipo l’hanno pochissimi e necessita di molta organizzazione: non sempre c’è tempo per scrivere e non sempre c’è la creatività per farlo.
L’articolo però è solo una parte del lavoro: sistemare il sito, posizionarlo, scrivere sui social, pubblicare la newsletter, sviluppare nuove idee… insomma ci sono tante cose.
Nel podcast almeno siamo in tre quindi ci dividiamo compiti e fantasia. Se uno non ha verve ci mette la pezza un altro, questo è importantissimo sul lungo periodo perché uno tiene la stampella all’altro oppure… gli dà un calcio nel culo.
Per fortuna ho accanto due persone eccezionali come Alain e Nicola.
Ci siamo in genere divisi i compiti anche se decidiamo a maggioranza di 2/3. In ogni caso io sono quello che monta il podcast e ha in mano l’edit finale, un impegno importante ma ricco di lezioni di produttività.
Questa è la panoramica generale. Un dato di fatto è che io sto spingendo molto da due anni. Finanza Cafona mi ha permesso di riprendere in mano un’esistenza che stava un po’ scivolando via in giornate senza uno scopo e una speranza sempre più flebile. Ho sistemato molte cose finanziariamente e negli ultimi due anni ho accelerato parecchio.
Sento di aver perso troppo tempo, di aver lasciato occasioni e ho il timore un giorno di dirmi “sei un coglione”. Sto spingendo come se dovessi recuperare qualcosa.
Da una parte questa è una spinta fortissima perché fornisce idee e concentrazione, dall’altra ti rende sempre un po’ insoddisfatto e vittima di una FOMO del “potevo fare ancora di più”.
Forse qualcuno di voi mi capisce.
CONSIGLI SPARSI SULLA GESTIONE DEL TEMPO E PRODUTTIVITÀ
Del mio malessere esistenziale forse te ne importa poco quindi passo a un po’ di modelli che uso per lavorare, per rendere il tempo uno spazio più ottimizzato per i miei desideri.
PREPARAZIONE
Questo è il processo propedeutico al lavoro. Non stai effettivamente facendo la cosa ma la stai preparando in modo da poterla fare nel minor tempo possibile.
Per fare un esempio è come quando vuoi cucinare un piatto, puoi farlo in due maniere:
- Tagliare, pesare e mettere da parte tutti gli ingredienti e poi procedere a cucinarli
- Cominciare a cucinare il piatto e allo stesso tempo aggiungere gli elementi seguendo il flusso delle esigenze
Il secondo modello per me è sempre fallimentare. Sei sempre in affanno a cercare di non fare cazzate (tipo ti si brucia qualcosa o non trovi l’aglio). È una rincorsa terribile. Spessissimo tutto questo si conclude con un disastro o con l’abbassamento degli standard.
Nel primo caso invece tu hai fatto un lavoro di preparazione. Hai tutta la roba che ti serve da parte e puoi concentrare la tua attenzione sulla ricetta e sulle finezze.
Questo metodo può essere applicato a tutto.
In genere io identifico le priorità del mio compito: quali sono gli obiettivi importanti? Quali sono quelli secondari? Quali sono i lamenti di uno stronzetto egomaniaco?
Seleziona le priorità come se zoommassi la lente di una fotocamera. La focale aperta ti permette di vedere tutta un’inquadratura, restringendola puoi vedere i dettagli.
Molti non riescono a darsi priorità e guardano solo all’inquadratura al massimo o al minimo dei dettagli. Tutto è importante, tutto deve essere risolto. Poi attacco di panico, crisi isterica, drammi e una tragedia evitabile.
Non immagini quante volte ho ingoiato il rospo nel sentire un “guarda come ho verniciato bene questo centimetro di muro” mentre tutto attorno era ancora allo stato originario.
L’altra parte importante del lavoro propedeutico è quella di creare un frame in cui lavorare. La struttura o lo schema neutro in cui svolgere quello specifico task.
Vuoi scrivere un articolo? Scrivi i titoli, capitoli e paragrafi e poi il corpo del testo.
Vuoi fare un podcast? Crea un format con dei blocchi narrativi, ripeti lo schema per mille puntate e scrivi i pezzi a seconda degli argomenti.
Vuoi scrivere un articolo? Cerca le keyword, scrivi i paragrafi con una struttura narrativa da testa a coda.
Moltissimi ritengono questa fase preparatoria come inutile e quindi partono subito con il lavoro. Se qualcuno accanto a te fa così, è un coglione.
Partono e lavorano sul singolo task perdendosi in una marea di informazioni. Sul breve magari ottengono risultati migliori ma andando avanti si perdono in una matassa.
Siamo degli animali evoluti e l’avere una cornice, dei limiti, delle parentesi rende tutto il lavoro immensamente più semplice.
LOGICA SEMPLICE
Qualsiasi stupido riesce a fare i ghirigori su un concetto, essere comprensibili a tutti invece è davvero un’impresa titanica. Evita di andare incontro ai labirinti mentali di tanta gente incompetente, vai dritto al punto e segui una logica lavorativa semplice.
Anche perché meno processi ci sono, meno rischi di errore possono accaderti.
LEGGE DI PARETO
La legge di Pareto funziona per ogni cazzo di cosa della vita, applicala anche al lavoro.
Il montaggio è un esempio perfetto di applicazione di questa legge economica.
Spesso nel podcast ho un’ora e mezzo di materiale registrato ma il mio schema impone una puntata di massimo un’ora.
Il modo più semplice per tagliare è fare la stesa delle tracce audio e tagliare prima tutti i buchi di pause, errori di spelling e rifacimenti. Se ancora c’è troppo materiale, vado nel punto che sento più debole della narrazione ed elimino senza pieta. Nel 99% dei casi a quel punto devo solo limare un po’ imprecisoni e colpi di tosse di Nicola, poi la puntata è fatta.
Questa cosa funziona anche per “guadagnare più tempo”. Se senti di averne poco è perché forse consumi la giornata in stronzate. Elimina il più possibile le pause morte o il tempo che non consumi felicemente: spessissimo ci si piazza sul divano a guardare una serie di basso livello e scrollare qualche app.
Quello spazio può essere usato per altro.
DEEP WORK
Sembra una frase da porno ma è inteso come lavoro intenso.
Ho imparato col tempo ad odiare riunioni fiume e sedute lavorative senza fine. Il vero lavoro si fa in poco tempo, basta lavorare intensamente per qualche ora e avrai fatto tutto quello che devi fare, anche di più.
In un ufficio non sarà facile perché sei circondato da idioti, se sei libero professionista devi lavorare un po’ su te stesso.
Qualche consiglio sparso per migliorare la produttività:
- Costruisci un tuo angolo personale
- Di’ a tutti che non devono romperti il cazzo
- Elimina le distrazioni interne, lavora e basta. Niente podcast, 5 minuti su Twitter o “rispondo solo a questo messaggio”
- Cerca il silenzio
- Mantieni alta la concentrazione e la priorità su un unico task
- Impara a capire il ruolo strategico dell’AI nel tuo lavoro
In questo articolo sulla gestione del tempo ho parlato di alcune tecniche di Time Management, non sono un fan di questa roba ma se sei in difficoltà puoi trovare degli spunti interessanti.
SE PUOI FARE UNA COSA SUBITO FALLA
Puoi sistemare una cosa ora, in questo istante? Falla.
Non fare il furbetto mettendo un task su Todoist perché così spunti una cazzo di casellina, risolvi il problema.
Se puoi lavare i piatti ora, fallo ora cazzo. Non aspettare domani o qualche ora che diventa mai.
FAI LA COSA GREZZA E POI CORREGGI
Capisci chi è ossessionato o disorganizzato quando il suo commento si concentra su una minuzia o su un piccolo errore. Quando lavori concentrati sul sviluppare il più velocemente possibile il lavoro, poi passa alla revisione controlla errori e aggiungi eventuali approfondimenti.
Crea il più velocemente possibile il corpo di un progetto, poi guarda i dettagli. Non fare il contrario. Chi fa così non riesce poi a finire niente.
RIPOSO
A me piace un sacco dormire alla faccia di chi crede dorma 3 ore a notte.
Se vi parlano di produttività diminuendo le ore di lavoro state parlando con un ritardato mentale.
La mancanza di sonno causa nel breve periodo mancanza di concentrazione, stress, irrascibilità e rischi di errori, nel lungo periodo invece malattie neurodegenerative, problemi cardiovascolari e alterazioni ormonali. Insomma, dormite.
Raramente sono stato insonne nella vita e anzi, quando posso, mi faccio un riposino pure dopo pranzo con tutta gioia di Virgilio (il cane che ogni tanto sentite nel podcast).
Se dormo anche solo mezzora ricarico le batterie: mi passa il mal di testa, sono meno incazzato, sono carico a pallettoni e dopo ho una produttività eccezionale.
Del power nap d’altronde se ne parla bene da secoli e lo considero come il traguardo di un lavoro fatto bene.
ACCETTARE LA VERITÀ
Ho tenuto questo commento alla fine perché sennò non avresti letto nulla.
Questa è una grande lezione tratta dal libro Come fare per avere più tempo: non si può.
Siamo esseri mortali e il nostro tempo è finito.
Non sappiamo manco quanto vivremo e il cercare di ottimizzare la giornata è semplicemente una delle tante ossessioni che crea la nostra mente.
Certo c’è chi davvero butta il tempo (scelta loro… no?) ma il sentirsi fallibili, il non sentirsi così efficienti o il senso di non fare abbastanza è più un’imposizione del nostro cervello che una verità assoluta. Quelli maniaci del controllo estremo finiscono male, è importante anche lasciare andare un po’ le cose.
Io sono ho una vita iper produttiva perché voglio più tempo per non fare un cazzo, perché non voglio pentirmi tra qualche anno di essermi perso un’occasione, perché voglio forse un po’ di rivalsa sociale… ma sono le ragioni per cui vuoi TU più tempo?
Tutti poi vedono la parte bella, ma quella dietro?
Io mi godo molto meno di un tempo il vegetare davanti ad un film (lo sento come tempo perso), sono sempre sul chi va là anche in vacanza, ho una certa mania dell’efficientamento, non riesco a staccarmi dallo smartphone perché devo fare TUTTO e ho sofferto di un po’ di attacchi di ansia. Sono efficiente anche nei lati negativi, in effetti.
Per ora mi va bene, alla fine sto cercando davvero un modo per rifarmi di anni passati, ma poi?
Il tempo cambia, sì. Si può migliorare, sì. La vita è fatta per accogliere i cambiamenti, sì.
Poi però bisogna anche trovare un equilibrio, mollare qualcosa e accettare anche di perdendo un po’ di tempo senza essere ossessionati dalla finta immagine perfetta di se stessi.
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