Pulire la casella mail: più produttività meno distrazioni

Un paio di settimane fa ho deciso di dare un boost alla mia produttività organizzando meglio il mio lavoro giornaliero ed eliminando le distrazioni.

Anche se uso poche app mi ritrovo sempre col dimenticare degli impegni, a essere preda distrazioni e con informazioni sparpagliate o in conflitto tra loro.

Insomma mi scordo le cose e perdo di vista quelle importanti!

Credo sia una situazione comune a tanti quindi ho analizzato la questione e ho trovato 2 problemi:

• La confusione nella mia casella mail
• Mancanza di organizzazione nel gestire gli impegni

Bene, siete pronti a un delirio malato organizzativo? Contenti eh?

Ah finalmente siamo d’accordo!

Originariamente questo articolo sulla produttività era più ciccione. Ho deciso quindi di spezzarlo in due parti: nella prima (questa) spiego come e perché pulire la casella mail, nella seconda come sfruttare al massimo todoist per fare una todolist a prova di bomba.

Non serve altro per gestire al meglio il proprio lavoro, davvero.

Prima di cominciare c’è una piccola parentesi…

COS’È LA PRODUTTIVITÀ

Lasciamo perdere la spiegazione della produttività economica e vediamo quella personale.

La produttività vuol dire raggiungere degli obiettivi ottimizzando tempo, impegno e soldi.

Parlando papale papale vuol dire organizzarsi affinché il proprio compito sia espletato (si ho fatto il classico) nel minor tempo possibile, utilizzando meno soldi e con il minor numero di rotture di coglioni.

Insomma fare le cose meglio sprecando meno risorse e tempo.

Viviamo in un secolo in cui questo è possibile attraverso le automatizzazioni. Nella mia guida ne userò poche perché spesso non ne capisco l’utilità e sono un millenial boomer.

Però insomma i consigli rimangono validi.

PRODUTTIVITÀ E CASELLA MAIL

Molto probabilmente avrete una casella mail in queste condizioni:

Un casino, vero?

Si tratta infatti di un coacervo (sempre il classico) di:

• Bordello di email
• Registrazioni a newsletter inutili
• Confusione totale nel trovare le informazioni utili

Tutta questa anarchia (ho fatto anche scienze politiche) genera confusione nella vostra capoccetta e mina la vostra produttività giornaliera. 

In questo marasma di mail inutili i contenuti importanti (mail di lavoro, documenti da conservare, etc) sono nascosti sotto una palata di letame. 

La soluzione è organizzare e ripulire tutto.

STEP 1. ORGANIZZARE LE MAIL CON LE ETICHETTE DI GMAIL

La prima cosa che dovete conoscere sono le etichette (o tag).

Potete personalizzare le etichette come volete e vi permettono di categorizzare a mano o automaticamente le mail più importanti, rendendole ben visibili a un primo colpo d’occhio. 

Potrete richiamare le sezioni etichettate semplicemente cercando il tag nella barra di ricerca o tappando l’apposita icona.

Dovete vedere le offerte che avete salvato? Scrivete offerte e avete risolto!

Invece di avere le mail sparse in un solo calderone avrete una cosa come questa:

Potete inserire le mail nelle etichette o a manazza oppure automatizzando il processo.

Fare tutto a mano su migliaia di mail è poco produttivo quindi vi spiego come automatizzare il processo tramite gmail. Prendo come esempio la casella di posta di google perché è la mia preferita e perché è il mail server più usato al mondo.

In generale ogni servizio di posta ha questa funzione.

COME CREARE LE ETICHETTE GMAIL

Prima di tutto dovete creare le vostre etichette andando nella barra laterale a sinistra (da desktop) oppure in icona ingranaggio –> visualizza tutte le impostazioni –> etichette.

Cliccando sul tasto “+” potete aggiungere una nuova etichetta, decidere se è una sub etichetta o quella principale.

Nell’esempio io ho creato un tag principale “P. Finance” che contiene una serie di sub etichette specifiche.

Se volete è possibile personalizzare il colore passando il cursore sul nome del tag, cliccando sui tre puntini e poi su “colore etichetta”.

Create le etichette a vostro gusto ed esigenza.

COME ORGANIZZARE LE MAIL CON I FILTRI

Bene, ora è arrivato il momento di organizzare le nostre mail.

Invece di fare come gli uomini di Neanderthal potete automatizzare il processo attraverso i filtri.

I filtri si attivano andando nella barra di ricerca in alto e cliccando sul pulsante a destra dentro la barra.

Vi si aprirà questa schermata:

Facciamo un esempio: volete inserire tutte le mail già nella vostra posta e quelle future nell’etichetta “Newsletter”.

A caso (ma proprio random eh) decidiamo di farlo partendo con la newsletter di Finanza Cafona!

Potete automatizzare il filtro in diversi modi:

• Inserendo la mail della newsletter in “da”
• Mettendo come oggetto un elemento ricorrente del titolo della mail (tipo “Finanza Cafona”)
• Inserendo un termine generico come “taccagni” in “contiene le parole”

Potete usare anche più filtri in combinazione per un risultato più preciso oppure solo uno (tipo basta la mail).

Quando vi siete decisi cliccate su “crea filtro”, vi apparirà questo:

Qui potete dire cosa deve fare con le indicazioni che avete selezionato.

Se volete inserire le mail future nell’etichetta vi basta spuntare “applica l’etichetta” e selezionare la destinazione. Nel caso vogliate farlo anche con le mail passate tappate l’ultima opzione.

Potete anche fare tutta una serie di personalizzazioni specifiche!

Ad esempio potreste inoltrare la mia newsletter a tutti i vostri amici e colleghi. Mi darete così la possibilità di fare corsi tipo fuffa guru e godermi un meritato cocktail su un’isola greca.

Non vi obbligo ma… pensateci!

Seguendo le indicazioni di Corrado nei commenti potete anche attivare dei filtri ad ampio raggio. Si può omettere il nome della mail e lasciare solo il dominio (tipo @amazon.it).

Potete anche fare dei filtri con concatenazioni inseriremo “OR” nel campo promo tipo:

@amazon.it OR @amazon.com

Bene, ora seguite questo processo per tutte le mail importanti: newsletter principali, mail del commercialista, fatture pagate, mail della banca o lavorative, etc.

STEP 2. ANNULLARE LE ISCRIZIONI INUTILI

La vostra casella di posta è invasa da mail e newsletter inutili. 

Avete dato il vostro indirizzo di posta a qualunque sito e quelli se ne stanno approfittando come un vampiro in un rave. E il bello è che non aprite la mail di quell’e commerce da anni!

Questo accumulo di errori vi porta a ricevere, ogni giorno, 60 mail assolutamente irrilevanti.

E sapete cosa vuol dire?

• Perdete tempo
• Avete quell’iconcina con le mail non lette che vi fa impazzire
• Siete tentati di comprare stronzate
• Non trovate le mail importanti

Anche se non percepite questa cosa razionalmente tutto ciò porta caos nella vostra vita.

Immaginate la stessa situazione fuori da internet: è come se un postino vi citofonasse 50 volte ogni giorno, e vi fa scendere dall’appartamento per darvi la solita lettera inutile.

Oltre a perdere tempo e a disturbare la vostra concentrazione alla fine manco farete caso alla posta che vi arriva. Alle 12 avrete già una casta di lettere non lette.

Forse non ve ne siete resi conto ma in quella catasta c’è un assegno di 10.000€!

Il caos ha preso il sopravvento e avete non avete più lucidità.

Fate pulizia.

COME DISISCRIVERSI DALLE MAIL

Capito l’importanza di avere una casella di posta pulita beh… prendete la scopa!

Aprite le mail che non leggete mai (tipo quelle di H&M) e andate in coda alla mail, selezionate “Unsuscribe” o “disiscriviti”, fate qualche click e ciao mail di merda.

Se usate gmail l’operazione è più semplice perché, in molti casi, esiste una funzione specifica:

Esatto, vi basta cliccare su “annulla iscrizione” per cancellare l’abbonamento. In alcuni casi verrete rimandati al sito del merchant in altri gmail penserà a tutto.

STEP 3. RIPULIRE LA CASELLA DI POSTA (PER OSSESSIVI PRO)

Se siete degli ossessivi certificati come me dopo aver fatto ordine nella vostra casella di posta vi darà un po’ fastidio vedere ancora presenti tutte quelle mail inutili. La maggior parte mai lette.

E alla fine vi rode un po’ le scatole riempire il vostro cloud (anche se è Google One gratis) quindi potete fare un bel po’ di decluttering anche in versione digitale.

Perché non perdere un’intera giornata a buttare nel cestino quelle centinaia di mail di merda nella vostra casella? Bellissimo no?

Potete velocizzare il processo usando i filtri e i consigli di Corrado qui sopra, selezionando le mail in blocco e cestinando collettivamente tutto lo spam. Potete anche creare dei filtri combinati e poi spostarli nel cestino direttamente.

Se avete deciso su questa strada vi consiglio due cose:

• Mettete come filtro un oggetto, un termine ricorrente oppure dei domini specifici (tipo Amazon.it o H&M). Questo risolve il problema da newsletter inviate da più mail
• Fate sempre un check prima di cancellare o rischiate di gettare mail importanti

Per tutti i troppo pigri o quelli meno pazzi selezionate tutte le mail e spuntate “segna come già letto”.

STEP 4. MANTENERE L’ORDINE

Fatto tutto questo lavorone dovete mantenere l’ordine. Ogni giorno. 

Cancellate le newsletter di cui non vi frega nulla, buttate le mail che non vi interessano, arricchite le etichette e continuate a catalogare tutte le cose importanti.

L’ordine che avete creato vi garantirà meno distrazioni e sarete concentrati solo sulle cose utili.

CONCLUSIONI SU PRODUTTIVITÀ E MAIL

Molti di voi potranno considerare questa guida un po’ pazzerella e troppo aggressiva. Lo step 3 effettivamente è un po’ di malati dell’ordine.

Lo capisco.

Io provo un piacere malsano nel fare pulizia. Quando devo fare questi task poi entro in una sorta di Berserker e non smetto fino al completamento dell’opera.

Non è per tutti, eppure vi consiglio con tutto il cuore di organizzare la casella di posta, filtrare la merda che vi arriva e ripulire il vostro losco passato.

Molte ricerche dimostrano come una sovraesposizione alle mail ha un riscontro deleterio nella salute mentale… sicuri che sia tempo sprecato?

Nel secondo capitolo per migliorare la produttività vi insegnerò a utilizzare l’app Todoist per gestire i vostri appuntamenti giornalieri. 

E per il cartaceo? Ah belli, ho già scritto su come organizzare i documenti!

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FONTE IMMAGINE: Vyacheslav Argenberg – Organizer box su Wikimedia